Faire une quittance de loyer sur Excel est bien plus simple et rapide que vous ne le pensez.

Dans cet article, je vais vous montrer comment Quittance Pro, mon outil Excel automatisé, vous permet de créer des quittances de loyer en un temps record. Vous allez découvrir tous les avantages d’utiliser Excel pour votre gestion locative et comment cet outil va vous faire gagner un temps précieux tout en simplifiant vos tâches administratives.

Fatigué de perdre des heures à créer des quittances de loyer à la main ou à utiliser des modèles PDF gratuits et peu pratiques ? Vous rêvez d’un outil simple, fiable et automatisé pour gérer vos quittances en quelques clics ?

Aujourd’hui, je vous présente Quittance Pro, conçu pour optimiser votre gestion locative. Que vous soyez propriétaire d’un seul appartement ou de plusieurs biens, cet outil s’adapte à vos besoins et vous apporte une solution simple, rapide et redoutablement efficace. D’ailleurs, c’est l’outil que j’utilise personnellement pour gérer mon immeuble de rapport !

Avant de découvrir toutes les fonctionnalités de Quittance Pro, commençons par les fondamentaux : à quoi sert une quittance de loyer, et pourquoi est-elle si importante ?

I – Quittance de loyer : définition et obligations légales :

La quittance de loyer est un document essentiel dans la relation propriétaire-locataire. Elle atteste que le locataire a bien payé son loyer et les charges prévues dans le contrat de location. Mais est-elle obligatoire ?

Oui, mais sous certaines conditions.

Conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, le propriétaire doit fournir une quittance de loyer si le locataire en fait la demande. Cependant, même sans demande systématique, envoyer une quittance chaque mois présente plusieurs avantages :

• Entretenir de bonnes relations : Cela montre à vos locataires que vous êtes un bailleur fiable et professionnel.
• Prévenir les litiges : La quittance protège propriétaire et locataire en attestant du paiement du loyer, évitant tout litige en cas de conflit.
• Optimiser la gestion comptable : La quittance facilite votre comptabilité en centralisant les preuves de paiement pour vos déclarations fiscales.

Pourtant, nombreux sont les propriétaires qui ne fournissent pas de quittance de loyer. La raison ?

Cette tâche administrative est souvent perçue comme une corvée : chronophage, répétitive et fastidieuse.

Mais ça, c’était avant Quittance Pro !

Grâce à cet outil automatisé, créer et envoyer des quittances de loyer devient un véritable jeu d’enfant. En quelques clics, vous générez des documents conformes, les enregistrez en PDF et les envoyez directement par email à vos locataires.

Cet outil est si pratique qu’il mériterait presque un nom de super-héros : “La Machine à Quittances”, tellement il simplifie et automatise la gestion de vos biens locatifs !

Voyons maintenant ce que cette “Machine à Quittances” a sous le capot.

II – Présentation de Quittance Pro : l’outil Excel qui optimise la gestion de vos biens locatifs

Avec ce logiciel de gestion locative sous Excel, tout devient plus simple :

• Suivez vos encaissements ainsi que les données comptables et fiscales liées à vos loyers,
• Générez des quittances mensuelles ou trimestrielles, avec prise en compte des APL et de la TVA (si applicable),
• Téléchargez, stockez et envoyez tous vos documents au format PDF,
• Calculez automatiquement les proratas lors des entrées et des sorties des locataires,
• Gérez l’indexation annuelle des loyers et la reddition des charges,
• Automatisez vos courriers : avis d’indexation, reddition, etc.,
• Centralisez toutes vos données dans un seul fichier : biens, locataires, etc.

Toutes ces fonctionnalités sont rendues possibles grâce aux 10 onglets bien pensés de Quittance Pro. Et, voici ce que chacun vous permet de faire :

• Base propriétaire : renseignez vos informations pour l’émission des quittances et des courriers,
• Base locataire : saisissez les données de vos locataires et de leurs baux,
• Prorata de loyer et IRL : calculez automatiquement les proratas et l’indexation annuelle des loyers,
• Reddition de charges : simplifiez la régularisation des provisions sur charges,
• Base quittance : enregistrez les mouvements des locataires pour préparer les quittances et les reçus,
• Calendrier des loyers : obtenez une synthèse annuelle des loyers et des charges encaissés par locataire.

Vous disposez également de 4 onglets dédiés à la génération de vos documents au format PDF :

• Quittance de loyer,
• Avis d’échéance,
• Courrier IRL,
• Courrier de reddition.

Cet outil complet est fourni avec un guide détaillé de 53 pages, pour vous accompagner pas à pas dans la prise en main de chaque onglet et fonctionnalité.

Découvrons maintenant comment utiliser concrètement Quittance Pro pour simplifier la gestion de vos biens au quotidien.

III – Bien démarrer avec Quittance Pro : guide de configuration

Dans ce chapitre, vous apprendrez à configurer les paramètres de base de l’outil. Rassurez-vous, rien de compliqué ! Il s’agit simplement de renseigner vos coordonnées en tant que propriétaire, ainsi que les données concernant vos locataires et leurs baux.

Cette configuration initiale est essentielle pour générer vos quittances et envoyer les différents documents proposés par le logiciel. Une fois ces données enregistrées, il vous suffira de les mettre à jour en cas de changement.

Commençons tout de suite par vos données.

3.1 – Compléter vos informations de propriétaire :

La première étape consiste à renseigner vos informations dans l’onglet Base Propriétaire, que vous soyez une personne physique ou morale. Pensez à bien compléter vos coordonnées, car elles seront automatiquement reprises dans les quittances, reçus et courriers générés par l’outil.

Si vous louez via une société, complétez également la seconde partie du tableau avec les informations suivantes : nom et coordonnées du représentant légal, capital social, SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, ainsi que la ville d’immatriculation au RCS.

Remarque : Quittance Pro permet de gérer plusieurs propriétaires dans un même fichier Excel. Par exemple, vous pouvez avoir certains biens loués en nom propre, et d’autres via une société. Dans ce cas, il est important d’associer chaque locataire au bon propriétaire dans l’onglet Base Locataire.

Passons maintenant aux informations relatives à vos locataires.

3.2 – Saisir les données de vos locataires et baux :

La deuxième étape consiste à compléter l’onglet Base Locataire, qui centralise toutes les données concernant vos locataires et leurs baux. Il est organisé en quatre sections, chacune ayant une fonction bien définie.

Partie 1 : Les coordonnées des locataires :

La première partie du tableau permet de renseigner les coordonnées de vos locataires ainsi que la référence du lot qu’ils occupent. Une liste déroulante facilite l’attribution de chaque locataire à son propriétaire.

Partie 2 : La synthèse des baux :

La deuxième partie regroupe toutes les données essentielles de vos baux, comme la date d’entrée dans le logement, le montant du loyer hors charges (HC) ou encore sa périodicité (mensuelle ou trimestrielle).

Mais ce n’est pas tout ! Vous pouvez également indiquer si le loyer est soumis à la TVA, s’il y a des APL, ou encore enregistrer les données IRL nécessaires à la révision annuelle du loyer.

Partie 3 : Suivi du loyer en cours et de sa réévaluation annuelle :

La troisième partie offre une vue d’ensemble du loyer actuel et des charges associées pour chacun de vos biens. Et pour simplifier vos révisions, le logiciel calcule et affiche directement la date de la prochaine indexation annuelle.

Partie 4 : La sortie des locataires :

La dernière partie est consacrée aux départs de vos locataires. Il vous suffit d’indiquer leur date de sortie, et dès la dernière quittance émise, le logiciel les retire automatiquement des listes déroulantes.

Passons à présent à la création des quittances de loyer avec cet outil Excel.

IV – Préparez l’émission de vos quittances de loyer avec Quittance Pro :

Pour créer vos quittances avec l’outil, rien de plus simple. Il suffit de vous rendre dans l’onglet Base Quittance et de compléter le tableau qui s’y trouve.

Ce tableau vous permet de renseigner les données de chaque période de location (loyer, charges, date de paiement, APL, …) et d’attribuer à chacune de ces périodes, un statut.

Ces statuts, au nombre de sept, vous permettent de suivre facilement toutes les étapes d’un bail, de l’entrée du locataire à son départ :

• En cours : pour une période de location normale,
• Entrée avec DG : à utiliser lorsque le loyer et le dépôt de garantie sont encaissés en même temps,
• Entrée sans DG : pour enregistrer seulement le paiement du premier loyer,
• DG reçu : pour enregistrer le versement du dépôt de garantie,
• Sortie : pour la fin du bail et le départ du locataire,
• DG remboursé : pour enregistrer la restitution du dépôt de garantie,
• Révision de charges : pour la régularisation annuelle des charges locatives.

Grâce à ce système de statuts, Quittance Pro s’adapte à toutes les situations et vous permet de générer des documents clairs, conformes et adaptés à chaque cas.

Prenons l’exemple d’un locataire, de son entrée à sa sortie, pour illustrer la création des quittances avec cet outil : il emménage le 15/11/2024, avec un loyer mensuel de 1 200 € charges comprises et un dépôt de garantie de 1 000 €. Il quitte le logement le 10/01/2026.

4.1 – Exemple de quittance de loyer pour l’entrée d’un locataire :

Pour l’entrée du locataire (chrono 1), choisissez le statut « Entrée avec DG » pour regrouper sur un seul document le dépôt de garantie et le premier loyer. Ces deux montants sont généralement payés ensemble lors de la remise des clés.

Remarque : si vous préférez séparer le dépôt de garantie et le loyer, créez deux lignes distinctes avec les statuts « Entrée sans DG » (chrono 3) et « DG reçu » (chrono 4).

Ensuite, renseignez la date de paiement du loyer ainsi que la date de début de la période. La date de fin sera automatiquement calculée par l’outil, en fonction des données saisies dans l’onglet Base Locataire.

Si le locataire arrive en cours de période, un prorata est appliqué sur le loyer et les charges. Ce calcul se fait automatiquement dans le tableau dédié de l’onglet Prorata Loyer et IRL, qui gère aussi bien le calcul pour les entrées que pour les sorties.

➡️ Dans notre exemple, le locataire doit nous payer 640 € pour la période du 15 au 30 novembre 2024. Ce montant correspond au prorata du loyer et des charges, calculé ainsi : [(1 200€ x 16 jours) / 30 jours].

Il suffit ensuite de reporter ces montants dans le tableau de synthèse des quittances, puis de remplir les champs restants (mode de règlement, etc.) pour créer la quittance.

Remarques : Quittance Pro calcule automatiquement la TVA selon les paramètres saisis dans l’onglet Base Locataire. Si le locataire bénéficie d’APL, la cellule dédiée deviendra jaune pour que vous puissiez y entrer le montant reçu.

4.2 – Exemple de quittance pour une période de location standard :

Pour une période de location normale, il suffit de sélectionner le statut « En cours » (chrono 6) et de remplir les cellules jaunes.

L’émission des quittances pendant le bail se fait ainsi en quelques clics. Une fois l’outil configuré, générer les quittances ne prend que quelques minutes par mois.

Remarque : le guide aborde de nombreuses situations, illustrées par des exemples concrets, comme un paiement partiel de loyer, pour vous aider à les gérer facilement dans l’outil.

4.3 – Exemple de quittance pour la sortie d’un locataire :

Pour la sortie du locataire (chrono 8), il faut sélectionner le statut « Sortie » afin de générer la dernière quittance de loyer. Si le départ a lieu en cours de période, un prorata de loyer et de charges devra être calculé.

➡️ Dans notre exemple, Quittance Pro calcule automatiquement ce prorata via l’onglet Prorata Loyer et IRL : il s’élève à 392,24 €, correspondant au calcul suivant : [(1 215,96€ x 10 jours) / 31 jours].

Remarque : en cliquant sur « Plus », vous pouvez consulter le loyer (colonne G) et les charges (colonne H) utilisés pour calculer le prorata.

Explication du calcul : le loyer a été révisé suite à l’indexation du 15/11/2025 (voir chapitre VI pour plus de détails). Le prorata de sortie doit donc être calculé sur ce nouveau montant, soit 1 215,96 € charges comprises.

Il convient également de gérer le remboursement du dépôt de garantie (chrono 9) en sélectionnant le statut « DG remboursé » et en renseignant la date de remboursement correspondante.

Voyons comment générer vos quittances facilement, et faire de cette corvée une simple formalité !

V – Générez vos quittances, reçus et avis d’échéance au format PDF en toute simplicité :

Et si éditer vos quittances de loyer ne prenait que quelques secondes ? Grâce à Quittance Pro, cette tâche administrative devient rapide, fiable et automatisée. En quelques clics, vos quittances, reçus et avis d’échéance sont générés au format PDF, enregistrés dans votre dossier, et prêts à être envoyés à vos locataires.

Commençons tout de suite par les quittances.

5.1 – Comment éditer vos quittances et reçus en seulement 2 clics ?

Dans l’onglet Quittance de Loyer, commencez par indiquer l’emplacement où vous souhaitez enregistrer vos documents. Puis, sélectionnez le numéro de quittance à éditer. Enfin, cliquez sur le bouton « Générer la quittance de loyer en PDF » pour créer automatiquement votre document. C’est aussi simple que ça !

Remarque : Quittance Pro détecte automatiquement si le document est une quittance ou un reçu, selon les informations saisies. Vous n’avez donc rien à faire de plus, tout est déjà pris en charge par l’outil.

Voyez par vous-même, avec notre exemple, comment cet outil Excel vous permet de générer des documents clairs et conformes :

1️⃣ Entrée du locataire (chrono 1) : La quittance inclut à la fois le premier loyer et le dépôt de garantie.

2️⃣ Période standard de loyer (chrono 6) : Une quittance standard pour un mois de loyer.

3️⃣ Sortie du locataire (chrono 8) : La quittance comprend le dernier loyer, calculé automatiquement selon la date de départ.

4️⃣ Remboursement du dépôt de garantie (chrono 9) : Un reçu est généré pour ce remboursement.

⏱️ Envie de gagner du temps et de simplifier votre gestion locative ? Lancez-vous dès maintenant avec Quittance Pro :

Abordons maintenant l’avis d’échéance.

5.2 – Comment créer rapidement un avis d’échéance de loyer avec Quittance Pro :

Un avis d’échéance est un document qui sert à informer le locataire du montant et de la date du prochain loyer à payer. Il est donc conseillé de l’envoyer quelques jours avant la date d’échéance.

Dans l’onglet Avis d’échéance, commencez par indiquer le dossier dans lequel les documents PDF seront enregistrés (comme pour les quittances). Renseignez ensuite le nom du locataire, la date de l’avis et la date de début de la période concernée. Puis cliquez sur le bouton « Générer l’avis » pour créer automatiquement votre document prêt être envoyé.

Voici, à titre d’exemple, l’avis d’échéance généré pour la période de décembre 2024, suite à l’arrivée du locataire :

Remarque : l’avis d’échéance généré est entièrement personnalisable, comme tous les documents de cet outil. Vous pouvez facilement ajouter, modifier ou supprimer des informations pour les adapter à chaque situation.

Intéressons-nous maintenant à l’indexation des loyers avec Quittance pro.

VI – Révision de loyer : Automatisez l’augmentation des loyers avec Quittance Pro

L’indexation annuelle du loyer permet d’ajuster son montant en fonction de l’indice de référence des loyers (IRL), publié chaque trimestre par l’INSEE. Cette révision a lieu chaque année, à la date anniversaire du bail, si une clause d’indexation est prévue dans le contrat.

Par exemple, pour un bail débuté le 15/11/2024, l’indexation sera appliquée au 15/11/2025, sur la base du dernier IRL disponible à cette date.

Avec Quittance Pro, ce calcul est entièrement automatisé grâce à sa calculette de révision de loyer intégrée.

Remarque : vous pouvez aussi choisir d’appliquer l’augmentation de loyer au début du mois ou du trimestre suivant. Tout cela dans le but de faciliter les échanges et les explications avec le locataire. Dans notre exemple, le nouveau loyer serait appliqué au 1er décembre 2025.

Voyons maintenant comment appliquer cette révision de loyer à la date anniversaire du bail, le 15 novembre 2025, à l’aide de Quittance Pro.

6.1 – Calculez facilement vos indexations avec la calculette de révision de loyer intégrée :

Dans l’onglet Prorata Loyer et IRL, vous pouvez ajuster vos loyers en quelques clics grâce au tableau de « gestion des révisions ». Pour ce faire, il suffit d’indiquer : le nom du locataire, la date d’application de l’IRL, la période concernée et le nouvel indice IRL.

Une fois ces éléments renseignés, Quittance Pro calcule automatiquement le nouveau loyer indéxé pour une période complète, qu’il s’agisse d’un mois ou d’un trimestre (colonne V).

Mais ce n’est pas tout ! L’outil calcule aussi le loyer indéxé et proratisé lorsque l’indexation a lieu :

• En cours de période : si l’augmentation intervient en milieu de mois ou de trimestre, un prorata est appliqué (colonne W).
• Lors du départ du locataire : si celui-ci quitte le logement pendant l’indexation, le loyer est révisé et proratisé en fonction de la date de révision et de la date de départ (colonne X).

Voici ce que cela donne dans notre exemple :

➡️ Pour novembre 2025, le locataire devra payer 1 008,51 € de loyer hors charges, car l’indexation intervient en cours de mois. Le loyer est donc révisé et proratisé de cette manière : [(1 000/30) × 14 ] + [(1 015,96/30) × 16] = 1 008,51 €.

➡️ À partir de décembre 2025, le loyer mensuel hors charges passe à 1 015,96 €, calculé selon la formule de révision basée sur l’IRL : [(1 000/137,26) × 139,45] = 1 015,96 €.

Conçu par un bailleur pour les bailleurs, Quittance Pro a été pensé pour vous faire gagner un temps précieux dans votre gestion locative. Oubliez les modèles Excel, Word ou PDF gratuits, compliqués et inefficaces. Si vous cherchez une solution simple, rapide et fiable pour gérer vos biens au quotidien, cet outil est exactement ce qu’il vous faut :

Maintenant que vous savez comment calculer une révision, voyons comment générer le courrier d’accompagnement pour informer le locataire.

6.2 – Éditez une lettre d’augmentation de loyer au format PDF :

L’indexation annuelle du loyer s’accompagne généralement d’un courrier adressé au locataire pour l’informer du nouveau montant à régler.

Avec Quittance Pro, vous pouvez créer ce courrier en quelques clics depuis l’onglet Courrier IRL. Il vous suffit de choisir le dossier où enregistrer vos courriers, d’indiquer le nom du locataire, la date du courrier et l’année d’indexation. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « Générer le courrier » pour obtenir automatiquement un document prêt à être envoyé.

Voici la lettre générée pour l’indexation du loyer de notre locataire au 15/11/2025 :

Notez que ce modèle de courrier affiche uniquement le loyer indexé pour une période complète. Si l’indexation se fait en cours de période, pensez à ajouter le montant proratisé dans votre e-mail d’accompagnement, ou à modifier directement le contenu du courrier dans l’outil.

Remarque : pour éviter que le locataire soit perdu ou pose des questions, j’applique toujours l’indexation au premier jour de la période suivante. Par exemple, si elle tombe le 15 novembre, je la décale au 1er décembre. Ainsi, le loyer reste le même jusqu’à fin novembre, puis augmente en décembre. Ce qui permet de simplifier les échanges et la compréhension pour le locataire.

Passons maintenant à la reddition des charges annuelles.

VII – Comment effectuer la régularisation des charges locatives :

La reddition des charges locatives consiste à comparer les provisions versées par le locataire avec les dépenses réelles engagées par le bailleur. Cela permet d’équilibrer les comptes en remboursant un trop-perçu ou en réclamant un complément si les provisions étaient insuffisantes.

Prenons un exemple concret et effectuons la régularisation des charges 2025 pour notre locataire.

7.1 – Le tableau de reddition des charges locatives :

La régularisation des charges se fait facilement depuis l’onglet Reddition de Charges, en complétant le tableau du même nom. Il vous suffit de renseigner le nom du locataire, la date de reddition, l’année à régulariser, le montant total des charges réelles et la provision globale versée.

L’outil calcule automatiquement la part imputable au locataire en fonction de la durée d’occupation et des tantièmes renseignés, puis affiche le solde. Si le solde est débiteur, le locataire vous doit de l’argent ; s’il est créditeur, c’est à vous de le rembourser.

➡️ Dans notre exemple, le solde est créditeur de 1 124,17 €, ce qui signifie que nous devons rembourser cette somme au locataire au titre de la régularisation des charges 2025.

Le second tableau reprend les mêmes informations en détaillant les charges par poste (eau, entretien, taxe ordure…). Ce tableau est automatiquement intégré dans le courrier de régularisation, pour justifier le calcul envoyé au locataire.

Passons maintenant à l’édition du courrier justifiant la régularisation des charges locatives annuelles.

7.2 – Générez le courrier de reddition des charges :

Dans l’onglet Courrier Reddition, vous pouvez générer en quelques clics la lettre informant le locataire de la régularisation annuelle des charges. Il vous suffit de choisir le dossier d’enregistrement, d’indiquer le nom du locataire ainsi que l’année concernée, puis de cliquer sur « Générer le courrier » pour obtenir automatiquement un document prêt à l’envoi.

Voici le courrier généré automatiquement pour la régularisation des charges 2025 de notre locataire :

Il ne vous reste plus qu’à enregistrer cette régularisation dans l’onglet Base Quittance afin d’assurer le suivi comptable et de générer automatiquement le reçu correspondant depuis l’onglet Quittance de Loyer :

Cet outil complet et pratique, vous permet de gérer facilement tous vos biens locatifs :

Passons maintenant au calendrier des loyers, un outil précieux pour assurer le suivi comptable et fiscal de vos revenus locatifs.

VIII – Pilotez votre gestion locative comme un pro grâce au calendrier des loyers :

Pour terminer, le calendrier des loyers vous offre une synthèse détaillée de tous les loyers et charges encaissés sur une année donnée. C’est l’outil idéal pour suivre vos encaissements, préparer votre comptabilité ainsi que vos déclarations fiscales en toute simplicité.

Concrètement, dans l’onglet Calendrier Loyers, il vous suffit de saisir l’année de votre choix et le nom du locataire. Ensuite, sélectionnez les informations que vous souhaitez afficher : le loyer hors charges (HC), les charges locatives, ou le loyer toutes charges comprises (CC).

En quelques clics, vous obtenez un tableau récapitulatif parfaitement structuré pour suivre vos revenus locatifs mois par mois.

Quittance Pro (version 3), bien plus qu’un simple fichier Excel : un outil qui vous fait gagner un temps fou… et qui s’adapte à vos besoins.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour comprendre pourquoi Quittance Pro n’est pas un simple tableur. C’est un véritable assistant personnel de gestion locative, conçu par un bailleur expérimenté, pour répondre aux besoins des propriétaires exigeants.

Simple d’utilisation, complet et surtout fiable, Quittance Pro vous permet de gérer vos biens comme un professionnel. Avec lui, fini les pertes de temps causées par des modèles Excel complexes ou des documents Word bricolés.

Alors n’attendez plus pour automatiser votre gestion locative et dire adieu au casse-tête des quittances. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour découvrir Quittance Pro… et transformer votre façon de gérer vos locations.

Voilà, j’espère que cet outil simplifiera votre gestion locative autant qu’il a simplifié la mienne ! Et surtout, n’hésitez pas à partager vos remarques en commentaire : vos avis sont précieux pour améliorer cet outil au quotidien.

En attendant, je vous dis à bientôt sur Placement et Liberté !

Jonathan